Ein mittelständisches B2B-Unternehmen baut mit HubSpot eine vollständige Sales- und Marketing-Infrastruktur auf: strukturierte Pipeline, automatisierte Kontaktformulare, Newsletter-Strecken und Reporting – alles in einem System.
Ein mittelständischer Technologiedienstleister mit 40 Mitarbeitern verwaltete Leads und Kundenanfragen über Excel-Listen, verschiedene E-Mail-Postfächer und ein veraltetes CRM-System. Der Vertrieb hatte keine einheitliche Übersicht über den Stand einzelner Deals, Follow-ups wurden manuell im Kalender eingetragen – und gerieten regelmäßig in Vergessenheit.
Auf der Marketing-Seite verschickte das Team Newsletter sporadisch per Outlook-Verteiler, ohne Segmentierung oder Erfolgsmessung. Kontaktformulare auf der Website landeten ungefiltert im allgemeinen Posteingang und wurden nicht systematisch weiterverarbeitet. Ein klares Ziel: Vertrieb und Marketing in einem System zusammenführen und die gesamte Kundenkommunikation automatisieren.
Im ersten Schritt wurde das HubSpot CRM eingerichtet und die bestehenden Kontakte migriert. Die Sales-Pipeline wurde gemeinsam mit dem Vertriebsteam erarbeitet und in fünf klar definierte Deal-Stages übersetzt: Erstkontakt, Qualifizierung, Angebot, Verhandlung, Abschluss. Für jede Stage wurden automatische Erinnerungen und Aufgaben konfiguriert, sodass kein Follow-up mehr verloren geht.
Parallel wurden die Website-Kontaktformulare auf HubSpot-Formulare umgestellt. Neue Einträge werden automatisch als Kontakte angelegt, einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen und per HubSpot-Benachrichtigung sowie Zoom-Meeting-Link direkt zu einem Erstgespräch eingeladen. Im Marketing-Bereich entstand eine Newsletter-Infrastruktur mit Double-Opt-in, Listensegmentierung nach Branche und Kaufphase sowie automatisierten Willkommens- und Nurturing-Strecken.
Abgeschlossen wurde das Setup mit einem zentralen Reporting-Dashboard: Vertrieb sieht die Pipeline-Übersicht in Echtzeit, Marketing trackt Öffnungsraten, Klickraten und Lead-Quellen – alles ohne Export in externe Tools.
Innerhalb von vier Wochen hatte das Unternehmen eine vollständig funktionsfähige Sales- und Marketing-Plattform. Die Lead-Response-Zeit sank von durchschnittlich zwei Tagen auf unter zwei Stunden. Die Conversion-Rate im Vertrieb stieg durch konsequentes Follow-up-Management um 28%, und die Newsletter-Öffnungsrate verdoppelte sich dank Segmentierung von 14% auf 31%.
Entscheidend war die Akzeptanz im Team: Da alle Prozesse direkt in HubSpot abgebildet wurden und Microsoft Teams sowie Zoom nahtlos integriert sind, änderte sich der Arbeitsalltag ohne reibungsvollen Toolwechsel. Das System ist skalierbar – weitere Produkte, Teams oder Automatisierungen lassen sich jederzeit ergänzen.
"Wir hatten vorher kein System – wir hatten Chaos. Heute sehen wir auf einen Blick, wo jeder Deal steht, welche Leads noch offen sind und was unser Newsletter bringt. Das hat den Vertrieb komplett verändert."
Marcus W., Geschäftsführer, B2B-Technologiedienstleister
HubSpot ist eine umfassende Plattform für Inbound-Marketing, Vertrieb und Kundenservice, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und das Wachstum zu fördern. Das Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter E-Mail-Marketing, Lead-Management, CRM, Automatisierung von Marketingkampagnen sowie Analyse- und Reporting-Tools. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration verschiedener Module, die es ermöglicht, alle kundenbezogenen Aktivitäten zentral zu steuern und zu überwachen. HubSpot zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und flexible Anpassungsmöglichkeiten aus, wodurch es sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet ist. Die Plattform unterstützt Teams dabei, effizienter zusammenzuarbeiten, Kundenbeziehungen zu pflegen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die es ermöglicht, verschiedene Web-Apps miteinander zu verbinden und Workflows ohne Programmierkenntnisse zu automatisieren. Die Plattform unterstützt über 7.000 Apps – von Gmail und Slack über Salesforce bis hin zu Google Sheets und Airtable. Mit Zapier lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren: E-Mails versenden, Daten synchronisieren, Benachrichtigungen auslösen oder CRM-Einträge aktualisieren. Besonders hervorzuheben ist die einfache Bedienung: Sogenannte "Zaps" bestehen aus Triggern (Auslösern) und Actions (Aktionen), die per Drag-and-Drop konfiguriert werden. Mit Features wie Multi-Step Zaps, Filters, Formatter und Paths bietet Zapier auch für komplexe Automatisierungen die nötige Flexibilität. Die Plattform richtet sich an Teams, Freelancer und Unternehmen, die Zeit sparen, Fehler reduzieren und ihre Tools nahtlos miteinander verbinden möchten.
Zoom ist eine umfassende Plattform für Video-Kommunikation, die Meetings, Webinare, Telefonie und Chat in einer Lösung vereint. Die Plattform bietet hochwertige Video- und Audio-Qualität, unterstützt bis zu 1.000 Teilnehmer in Meetings und ermöglicht Webinare mit bis zu 50.000 Zuschauern. Besonders hervorzuheben ist die Benutzerfreundlichkeit: Meetings lassen sich mit einem Klick starten, Teilnehmer können per Link beitreten, und Features wie Screen Sharing, Breakout Rooms, Whiteboards und Recording sind intuitiv zugänglich. Zoom bietet Integrationen mit Kalendern, Slack, Microsoft Teams und CRM-Systemen sowie erweiterte Features wie AI Companion für Zusammenfassungen, Transkription und intelligente Meeting-Insights. Die Plattform richtet sich an Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Healthcare-Organisationen und Teams, die zuverlässige, skalierbare Video-Kommunikation mit Enterprise-Sicherheit benötigen.